“У нас в компании семь управляющих директоров, штат - 150 человек. Чтобы избежать бесконечной бумажной работы, отправки документов почтой, долгого согласования, мы решили перейти к электронному документообороту”, - объяснила Асем.
Мадина, в свою очередь, отметила, что к недостаткам внедрения СЭД относятся отсутствие гарантии, что система приживется в компании, отсутствие контрагентов с аналогичной платформой, время и затраты на реконструкцию, интеграцию процессов, переучивание пользователей, аппаратное обеспечение и техническую поддержку. Зато плюсы - это повышение производительности, надежность хранения и сокращение ошибок, мгновенный доступ к актуальным документам, улучшение внутреннего взаимодействия. К самым важным факторам при выборе системы электронного документирования спикеры отнесли безопасность, сам продукт или платформу, интеграцию, мобильность, возможность подписания через ЭЦП, бюджет и стоимость.
“Важный момент для обеспечения безопасности - это регламент того, как мы обращаемся с документами, кто имеет к ним доступ. Если этот регламент существует, то его легко потом легко можно будет перенести в электронную версию”, - отметила Мадина.
Спикеры подробно рассказали о каждом факторе, который влияет на выбор СЭД и подробно его разобрали вместе с аудиторией. Также они дали перечень систем, которые лично отобрали на основе проведенного анализа различных платформ электронного документооборота и описали преимущества каждой.
В завершение митапа Асем и Мадина поделились с участниками каталогом поставщиков СЭД со всеми условиями и прайсом.
Запись выступления можно посмотреть по ссылке: https://www.youtube.com/watch?v=-0Wld0IfKmU
Когда: 22 апреля
Место: IT-hub "Терриконовая Долина"
Алалыкина, 12
Данное мероприятие проведено бесплатно при поддержке “Управления информатизации, оказания государственных услуг и архивов Карагандинской области”.
Организатор: “Управление информатизации, оказания государственных услуг и архивов Карагандинской области”.
Оператор: IT-hub "Терриконовая Долина"; ТОО “Дорошенко, Карабанов и партнеры”.